小集団活動の進め方

 職場での改善活動(小集団活動、QCサークル)で問題を解決する時に、必要になるのが問題解決の手順=「ステップ」または「QCストーリー」です。

 

 なぜなら、問題に対してただやみくもに思いつく対策を打って、その対策が当たっていれば結果オーライなのですが、打った対策が外れてしまうと、また同じ問題が再発する可能性があるからです。

 そのため、問題をしっかり解決し、改善するためには、ステップ(手順)を踏むことが重要になります。

 

 このステップは、PDCAサイクル=管理のサイクルともいわれ、PはPlan(計画)、DはDo(実施)、CはCheck(確認)、AはAction(Act)(処置)のことを表していて、「仕事の進め方の基本」としても幅広く普及しています。

 改善活動は、このPDCAのステップに沿って活動していくことで、しっかりと問題解決を進めていくことができるのです。

 

 そして、このステップは大きく分けて

「再発防止=問題解決型」 と

「未然防止=課題達成型」 の ステップが存在しています。

施策実行型のステップもありますが、ここでは割愛

 

 ここでは、問題解決型のステップ=再発防止する手順について、各ステップごとに何をすればよいのかをまとめた一覧表を下に紹介します。

 

ステップ 活動内容
P 1.テーマ選定

職場や仕事の問題点をあらゆる角度から抽出して絞りこみ、テーマを決めて目的で表現し、取り上げた理由を悪さ加減で明示する。

2.現状把握 悪さ加減の現在の結果や現象の状態を事実に基づいてデータにより分析し、バラツキなどで悪さをはかり、何が重要問題かを決める。
3.目標設定 重要問題のバラツキなどの悪さをいくらにするか根拠を明確にして決め、「なにを(目標項目)」「どれだけ(目標値)」「いつまでに(達成期間)」の三要素で示す。
4.活動計画 活動ステップに基づいて5W1Hにあてはめながら、創意工夫することや手法の勉強など個人やグループの成長事項を織り込みながら作成して示す。
D 5.原因解析 重要問題のバラツキを発生させている原因の状態をつかんで重要原因を絞り込み、事実に基づいたデータで検証して核心原因をつきとめる。
6.対策立案 核心原因の悪さを除去する方法を、手法を活用して展開し、絞り込んで対策を決め、5W2Hで具体的に実行計画を示す。
7.対策実施 5W2Hの実行計画に基づいて対策項目ごとにPDCAをまわしながら進め、経過の確認を行い、場合によっては、原因解析からの軌道修正もする。
C 8.効果確認 対策項目ごとに効果の把握をして目標と比較し、達成の度合いを有形効果として明示し、波及効果や「ヤッテヨカッタ」という無形効果を示す。
A

9.歯止め
(標準化と管理の定着)

効果のあった対策項目を5W2Hにあてはめて示し、上司の承認を得て標準化の手続きをとり、標準化後のフォローや関係部署への水平展開をはかる。
10.反省と今後の方針 活動のステップごとに、よかった点・まずかった点を反省し、今後の活動にどう活かすか、残された問題の処置を決め、次回テーマ候補や心意気を示す。

 

 上のステップは、QCサークル活動をはじめとした改善活動のいわゆる定石として、広く使われており、一般的なステップですが、必ずこのステップ通りにやらなければならないのか?というと、そういうものでもありません。

 問題解決は、「現実への対応」なので、このステップ通りに進まない活動は、当然あります。

 

 しかしながら、このステップを定石として有効に活用できれば、PDCAが回った良い改善活動になるでしょう。

 

 まずは基本に忠実にやってみることが、問題解決力を高めることにもなり、改善活動もスムーズに進むようになります。

 ぜひ参考に楽しい改善活動を実施してください。

 

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